تفاصيل الوظيفة

مساعد إداري

سنابل - شبكة التمويل الأصغر للبلدان العربية

تنتهي: 30 أبريل 2012

الموقع: جمهورية مصر العربية

الوصف الوظيفي:
الشركات:

تأسست شركة AFC المحدودة للاستشارات الدولية في عام 1973م كمؤسسة استشارية مستقلة، ومقرها بون، وقد نفذت AFC مشروعات تعاون فنية في أكثر من 120 بلدًا في جميع أنحاء العالم. وهي في الأصل مؤسسة استشارية للمشروعات الزراعية، وتعمل حالياً في المجالات التالية : (1) الزراعة، (2) المشروعات التجارية الزراعية، (3) التنمية الإقليمية والاقتصادية والمؤسسية، (4) الإطار والتقييم، و (5) تنمية القطاع المالي. ومنذ عام 2008م، لدينا شراكة استراتيجية قائمة مع أكاديمية الجمعيات التعاونية الألمانية (ADG). وADG واحدة من أهم مراكز التدريب المصرفية الألمانية تركز على تدريب القطاع التعاوني وخاصة القطاع المصرفي التعاوني.

المشروع:

بعد إجراء مناقصة عامة كلفت الهيئة الألمانية للتعاون الدولي GIZ الاتحاد المكون من AFC للاستشارات الدولية وأكاديمية الجمعيات التعاونية الألمانية ADG لتنفيذ مكون معين من مشروعها الشامل بعنوان "تعزيز قطاع التمويل الأصغر في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا". ينفذ هذا المشروع مجموعة من الخبراء الدوليين والمحليين يتم تعيينهم على المدى القصير ، ويهدف إلى تعزيز شبكة التمويل الأصغر للبلدان العربية - سنابل ، ومقرها في الدقي، الجيزة. وتشمل مهام فريق الخبراء تقديم الدعم لسنابل حيث تعمل على مراجعة توجهاتها الإستراتيجية الحالية، هذا بالإضافة إلى دعم فريق العمل بسنابل لتعزيز العمليات الداخلية، ، وبالتالي، تسهيل قيام سنابل بتقديم الخدمات لأعضائها، وغيرهم من الأطراف الفاعلة المعنية بقطاع التمويل الأصغر.

يبدأ المشروع في 5/1/2012م، و ينتهي في 13/3/2014م وسوف يعمل الخبراء على المدى القصير مع سنابل لمدة 15 شهر خلال هذا المشروع؛ ويعمل الخبراء الوطنيين على المدى القصير لمدة ستة أشهر. وسوف تُسلم مساهماتهم سواء (في الموقع) أي في المقر الرئيسي لسنابل أو عن بعد من بلد الخبير. تشمل قائمة الموظفين الذين يعملون عن بعد من ألمانيا كلاً من مدير المشروع من AFC، والداعم من ADG، وكلاهما يعمل من ألمانيا،مع زيارات عرضية للموقع.

الوظيفة:

يسعى الاتحاد إلى توظيف مساعد إداري لدعم مديري المشروع، وأعضاء فريق الخبراء على المدى القصير في مهامهم الإدارية واللوجستية. وهي وظيفة بدوام كامل (8 ساعات عمل يوميًا، 5 أيام أسبوعيًا) في المكتب الرئيسي لسنابل، الدقي، الجيزة، طوال مدة المشروع، أو حتى 13/3/2014م. سوف يعمل المساعد الإداري عن كثب مع فريق AFC/ADG. وفي حال عدم وجود أعضاء فريق العمل في القاهرة (في الموقع)، يقوم المساعد الإداري بدور الرابط بين الفريق وسنابل والأطراف المعنية الأخرى المعنية في المشروع. من المتوقع أن يدعم هذا الشخص سنابل في مهامها الإدارية واللوجستية اليومية، عندما لا تكون هناك أنشطة للمشروع، وذلك قطعاً إلى جانب تقديمه للدعم المباشر لأعضاء فريق الاتحاد .

المهام والمسؤوليات:

• وضع جدول الاجتماعات الخاص بـالخبراء ، والترتيب لعقدها.
• دعم التنسيق بين الأطراف المعنية بالصناعة وفريق العمل .
• خدمات الترجمة التحريرية والشفوية بين الألمانية – الإنجليزية، والعربية – الإنجليزية، إذا لزم الأمر.
• كتابة محاضر الاجتماعات.
• وضع نظام للملفات والتقارير والمراسلات.
• تنسيق التقارير وغيرها من الوثائق الصادرة وفقًا لمتطلبات AFC وGIZ (سوف توَفَر النماذج والاتجاهات).
• تنظيم الخدمات اللوجستية لسفر الخبراء وموظفي AFC/ADG (حجز الفنادق، ، ووسائل المواصلات، والاستقبال في المطار، ... الخ).
• في حالة عدم وجود أعضاء فريق العمل، يكون مسئولًا عن المراسلات (بما في ذلك المراسلات الأجنبية ).
• مسئول عن حسابات المشروع وإمساك الدفاتر وفقًا لإجراءات AFC (سوف توَفر النماذج).
• المهام الإدارية واللوجستية الأخرى التي قد تظهر أثناء المشروع والتي يكلف بها مدير المشروع.
• قد تُسند مهام فنية إضافية إذا سمح الوقت وذلك وفقاً لمؤهلات المرشح لهذه الوظيفة.

• التعامل مع الاستفسارات الهاتفية بطريقة مهنية مهذبة؛ وتوجيه المكالمات حسب الحاجة، وتلقي وتوصيل الرسائل إلى الموظفين.
• دعم سنابل في ترتيب المكتب الجديد.
• دعم تنظيم مؤتمر سنابل السنوي فيما يتعلق بالأمور اللوجستية.
• كتابة محاضر اجتماعات موظفي سنابل.
• إعداد والبريد والمراسلات بما في ذلك البريد الإلكتروني والفاكسات، وتوزيع البريد الوارد.
• المساعدة في تقديم الدعم الإداري العام، بما في ذلك التدقيق اللغوي، وتنظيم الملفات، والرسائل والفاكسات وتصوير المستندات.
• الترحيب بالزائرين والتعامل مع لوجستيات الزوار من خارج المدينة.
• اتخاذ الترتيبات اللازمة لسفر الموظفين سواء داخلًيا أو من خلال وكيل خارجي.
• إعداد برامج الرحلات، وملفات الرحلة، واتخاذ الترتيبات اللازمة وتقديم السُلف النقدية حسب الحاجة.
• إعداد تقارير النفقات للمدير التنفيذي بعد الانتهاء من الرحلة.
• وضع نظام لإدارة الملفات للنسخ الورقية وللملفات المشتركة على الشبكة على حدٍ سواء وضمان الحفاظ على هذا النظام.
• تحديث أدلة البريد والهاتف.
• ترجمة الوثائق القصيرة عند الطلب.
• تقديم الدعم لعملية توظيف موظفين جدد.
• إرسال الوظائف الشاغرة.
• ترتيب السير الذاتية وفقًا للتعليمات وإعداد مصفوفات المرشحين.
• ترتيب مقابلة المرشحين.
• إعداد جدول زمني لتعريف الموظفين الجدد بوظائفهم ومهامهم.
• إدارة صندوق المصروفات النثرية، وشراء اللوازم المكتبية والبنود المتنوعة الأخرى التي تُستخدم لها المصروفات النثرية.
• إدارة تقارير حضور الموظفين على أساس شهري.
• إدارة الملفات الطبية للموظفين والاتصال بشركات التأمين الطبي.
• الإشراف على وإدارة واجبات عمل ساعي المكتب.
• الحفاظ على المستوى المطلوب من السرية في التعامل مع الأعمال.
• القيام بالمهام الأخرى التي يُكلف بها.

المهارات و المؤهلات و الخبرة:

• درجة جامعية وخبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات ويفضل في مناصب مشابهة.
• إتقان برامج الحاسب الآلي ، ومعرفة مايكروسوفت أوفيس، وخاصة وورد وإكسل وباور بوينت.
• مهارات ممتازة في الاتصال الشفهي والكتابي مع اتجاه إيجابي في مجال خدمة العملاء.
• الاهتمام بالتفاصيل المهنية مع مهارات تحليلية قوية وكذلك مهارات قوية في حل المشكلات.
• خبرة جيدة في التعامل مع الأرقام مع ضرورة وجود خبرة سابقة في مجال المحاسبة وتمويل المشروعات.
• يُفضل الخبرة السابقة في العمل في قطاع التعاون التنموي.
• القدرة على التعامل مع المشروعات التي تتسم بوجود عدة أطراف معنية، والتعامل مع المراسلات الخارجية (عبر الهاتف، وعن طريق الكتابة وشخصيًا) والقدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية وتحديد أولويات المهام من مصادر متعددة.
• معرفة تامة باللغتين الإنجليزية والعربية، ويفضل المعرفة باللغة الألمانية.

اتصل ب:
البريد الإلكتروني: jobs@sanabelnetwork.org

سنابل - شبكة التمويل الأصغر للبلدان العربية


التليفون: 0020237603756
الفاكس: 0020233370714
جمهورية مصر العربية

ارجع إلى القائمة